In dit deel wordt nader ingegaan op de interne organisatie van uw bedrijf. Een efficiënte, moderne be­drijfsorganisatie kan concurrentievoordeel opleveren doordat de productiefactoren arbeid, grondstoffen, energie, machines en dergelijke zo worden ingezet dat verspilling wordt voorkomen. Niet voor niets wordt er de laatste jaren zoveel aandacht besteed aan logistiek, kwaliteits- en milieuzorg en arbeids­omstandighe­den.

• Planning
• Administratie
• Administratieve verplichtingen

Planning

Een bedrijf organiseren begint met precies te weten wat er allemaal binnen het bedrijf moet gebeuren. Voor een goed begrip maakt u onderscheid in primaire werkzaamheden (die werkzaamheden waar het binnen het bedrijf om gaat) enondersteunende werkzaamheden (dat wat nodig is om de primaire werkzaamheden op een goede manier te kunnen uitvoe­ren.) Primaire werkzaamheden in een kapsalon bijvoorbeeld zijn het wassen, knippen, kleuren en krullen van haar. Ondersteu­nen­de werkzaamheden zijn onder andere inkopen, afspraken maken, het bijhouden van vaklite­ra­tuur, de admini­stratie, schoonmaken, enzovoorts.

Afhankelijk van het soort bedrijf kan de inde­ling in primaire en ondersteunende werkzaamheden anders zijn. Zo is verkoop in een handelsbe­drijf een primaire taak en in productie- en / of dienstverlenende bedrijven een ondersteunende taak. De indeling in primaire en ondersteunende taken vormt de basis bij de berekening van een uurtarief.

Maak voor uw eigen bedrijf een opstelling van primaire en ondersteunende werkzaamheden. Geef per soort werk aan hoeveel uur per week daarvoor nodig is en wie deze werkzaamheden gaat uitvoeren. Daarbij is het natuurlijk mogelijk dat u bepaalde werkzaamheden, bijvoorbeeld een deel van de administratie, extern laat uitvoeren. In Het Kompas is gekozen voor een indeling zoals dat in sommige bedrijven met ambach­telijke werkzaam­heden gebruikelijk is (constructiebedrij­ven, bouw etc.). U kunt naar behoefte de tekst in de velden wijzigen. Het totaal benodigde aantal­ uren bepaalt de totale behoefte aan arbeid.

Tijdplanning voorafgaand aan de start van een bedrijf is belangrijk om te controleren of de omzet die u denkt te halen ook inderdaad praktisch haalbaar is. Bijvoorbeeld: u wilt een winkel starten. De winkel is 52 uur per week open en dat 48 weken per jaar. U denkt een jaaromzet te halen van ongeveer € 800.000,-. In uw branche koopt een klant voor gemiddeld € 10,- per keer. Als u dit doorrekent komt u tot de conclusie dat u gemiddeld 32 klanten per uur moet bedienen. In uw eentje onmoge­lijk! En dan praten we nog niet eens over wisselende drukte en werkzaamheden die ook nodig moeten gebeuren, zoals de voorraad tijdig aanvullen en inkopen.

Administratie

De administratie dient een meerledig doel. Hieronder wordt een aantal van deze doelen toegelicht.

• Ten behoeve van de fiscale afrekening bent u wettelijk verplicht een deugdelijke en inzichtelijke administratie te voeren. Omdat u al snel met omzetbelasting en eventu­eel met afdracht sociale lasten te maken heeft, kunt u deze activiteit niet uitstellen! Bedenk dat de kosten voor het opzetten van een goede admini­stratie meestal lager zullen uitvallen dan de kosten die als gevolg van nalatig­heid ont­staan (alsnog ordenen admini­stratie, naheffingen, boetes, tijdverlies, enz.).
• Bij controle door de Belastingdienst moet uw administratie aan alle eisen voldoen. Zorg ook dat uw facturen aan alle eisen voldoen!
• Zeer belangrijk is dat de administratie u inzicht kan geven in het reilen en zeilen van uw bedrijf. Kengetallen vertel­len u of de bedrijfs­doel­stel­lingen gehaald zijn en vormen graadmeters om uw bedrijf te spiege­len aan dat van de con­current. Tevens vormt de administratie vaak de basis voor marktinformatie en kunnen de gege­vens gehanteerd worden als uitgangspunt voor nieuwe prognoses.
• Een goede afwerking van orders, offertes en inkoop vergt een efficiënte opzet van uw admini­stra­tie. Automa­tisering kan uw taak aanmer­ke­lijk verlichten.

De meeste (startende) ondernemers maken terecht gebruik van de deskun­dig­heid van een accountant. Zorg dat u een deskundige uitzoekt die bij uw bedrijf past en u van voldoende informatie voor­ziet. Vooral bij het inrich­ten van uw administratie is een accountant onmis­baar. arEYE kan u alle diensten bieden die u nodig heeft, waaronder een eenvoudig systeem voor internetboekhouden. Vermeld in uw onderne­mings­plan wie uw administratie gaat voeren en/of wie de jaarreke­ning gaat verzorgen.

Let wel, aan­dacht voor cijfers is geen weggegooide tijd! Een accountant registreert de administra­tieve feiten, beslissingen over uw bedrijf neemt u zelf, al dan niet na overleg met uw adviseurs.

Administratieve verplichtingen

Bewaarplicht

Als ondernemer bent u verplicht uw administratie tenminste zeven jaar te bewaren. Dat betreft:

• het grootboek
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de voorraadadministratie
• de in- en verkoopadministratie waaronder ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen, de kasadministratie en kassabonnen
• de loonadministratie
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en dergelijke
• agenda’s en overzichten van afspraken
• gegevens over onroerende zaken (bewaartermijn 10 jaar.)

Als dit soort gegevens elektronisch vastliggen in software en databestanden moeten deze ook bewaard worden. Maakt dus backups, ook van de e-mail!

Als u zelf producten uit uw bedrijf gebruikt of via uw bedrijf producten inkoopt die u vervolgens privé gebruikt bent u verplicht dit ook te registreren en deze registratie te bewaren.

Factuureisen

U moet uw facturen doorlopend en opeenvolgend nummeren. Ontbreekt er bij controle één, dan kunt u lastige vragen verwachten. Wat moet er allemaal op een factuur vermeld worden?

• naam en het adres van uw bedrijf
• uw BTW-identificatienummer
• uw registratienummer van de Kamer van Koophandel
• een uniek factuurnummer
• naam en adres van uw klant
• de factuurdatum
• de datum waarop de levering of de dienst is uitgevoerd.
• de datum van een vooruitbetaling als deze anders is dan de factuurdatum
• hoeveelheid en aard van de geleverde goederen of omvang en aard van de verrichte diensten
• de prijs exclusief BTW
• het BTW-bedrag over de prijs exclusief BTW
• het totaalbedrag inclusief BTW
• En (natuurlijk!) het IBAN nummer

Als u buiten Nederland levert of digitale facturen gaat verzenden, gelden nog aanvullende eisen. Informeer daar tijdig naar.