In bepaalde sectoren zoals de ambacht- en dienstensector wordt op basis van uurtarief gedeclareerd of gecalculeerd. Dan is tijdplanning noodzakelijk voor het inschatten van het aantal te declareren uren. Het uurtarief wordt daar vanaf geleid. Hoewel andere, niet declarabele of indirecte, taken eveneens verricht moeten worden, leveren alleen de declarabele of directe uren omzet op.

Als een loodgieter bijvoor­beeld uw keuken komt installeren worden zijn werkuren bij u in rekening gebracht. Dit zijn declarabele of directe uren voor het loodgieters­bedrijf. Zo’n bedrijf heeft vaak ook een secretaresse, boekhouder of magazijnmedewerker in dienst. De uren die deze mensen werken worden niet direct aan de klant in rekening gebracht, maar tezamen met de andere kosten, toegerekend aan de declarabele uren. Het uurtarief voor een loodgieter bestaat dus niet alleen uit zijn loonkosten, maar wordt verhoogd met een opslag voor indirecte loonkosten en overige bedrijfskosten. Het is dus zaak zoveel uren te “verkopen” tegen een dusdanige prijs dat het volledige dekking van de kosten en voldoende winst oplevert.

Een uurtarief berekent u op basis van de kostenbegroting en het totaal aantal directe uren per jaar. Daarnaast moet u rekening houden met de indirec­te werkzaamheden en moet u ook uren in mindering brengen voor vakantie, ziekte en feestdagen.

Let op! De indeling in directe en indirecte uren hoeft niet overeen te komen met de indeling in primaire en ondersteunen­de werkzaamheden!

Normaal gespro­ken is de beschikbare werktijd per persoon 52 weken x 38 of 40 uur (onderne­mers werken vaak 60 uur of langer). Gebruike­lijk is het om te rekenen met 4 – 5 weken vakantie. Voor ziekte en feestdagen wordt gewoonlijk 5 – 10 % van de beschikbare werktijd in mindering gebracht. Branche-informa­tie kan u mogelijk gedetailleerde informatie verschaffen over wat in uw branche gangbaar is. Als er voor uw branche een CAO bestaat bent u verplicht deze te hanteren.

Materialen die u gebruikt, worden niet in het uurtarief opgenomen maar meestal apart in rekening gebracht omdat dit per afnemer of per product anders is. Eventueel kunt u ook hierop een winstopslag in rekening brengen.

In productiebedrijven wordt vaak een uitgebreidere methode toegepast om te komen tot een bereke­ning van de kostprijs van een product. Per machine wordt een machine-uurtarief berekend op basis van de kosten van deze machine, het bedienend personeel, de productie­ruimte enzovoorts. Voor elke soort product wordt apart bepaald hoeveel en welke machine-uren gebruikt worden en hoeveel en welke soort grondstoffen. Dit vormt de basis voor de kost­prijsbereke­ning.

Voor de berekening van het uurtarief kunt u gebruik maken van een model in Excel. In dit model wordt, om het eenvoudig te houden, een uurtarief berekend dat voor alle personeelsleden gelijk is. In de praktijk zal voor de ervaren medewerker meestal een hoger tarief worden gehanteerd dan voor de jongste bediende. Als u dat wilt neemt u in het rekenmodel niet de ’totale bedrijfskosten’ als uitgangspunt, maar trekt u daar eerst alle directe personeelskosten van af. (Lonen, sociale lasten, pensioen et cetera.) Het uurtarief dat u op die manier berekent noemt u opslag en telt u op bij de totale loonkosten per uur. Het totaal is het uurtarief voor elke medewerker afzonderlijk.